Analyse · Umsetzung · Betrieb · Inhabergeführte Unternehmen im Mittelstand · Festpreis
Bestellungen abtippen, Informationen zusammensuchen, Rückfragen klären: Wir schauen uns an, wo in Ihrem Betrieb Zeit verloren geht. Je nach Ausgangslage entwickeln wir mit Ihnen erste Ideen im Workshop, entwerfen eine Lösung für einen einzelnen Ablauf oder erarbeiten einen Umsetzungsfahrplan für mehrere zusammenhängende Prozesse. Dabei prüfen wir auch, was Ihre vorhandene Software bereits leisten kann.
Grundlage unserer Arbeit sind mehr als 25 Jahre Erfahrung mit ERP- und CRM-Einführungen im Mittelstand.
01Das Problem
Viele Inhaber sehen zuerst das Symptom: Bestellungen werden aus E-Mails abgetippt, Angebote nicht nachgefasst oder Liefertermine zu spät bemerkt. Die Ursache liegt häufig einige Schritte davor – in einem Ablauf, der nie eindeutig festgelegt wurde.
Wir prüfen zuerst den Ablauf und seine Ursache. Dann klären wir, ob eine bessere Einstellung Ihrer vorhandenen Software, eine Schnittstelle oder eine KI-Assistenz helfen kann – und welche Entscheidungen bei Ihrem Team bleiben.
Kunde, Positionen, Preise und Liefertermin stehen in der E-Mail, aber noch nicht im System. Erst wenn jemand alles überträgt, prüft und den Auftrag anlegt, kann die Bearbeitung beginnen. Fehler fallen oft erst beim Versand auf.
Ergebnis der Analyse: Wir bewerten den Ablauf anhand Ihrer tatsächlichen Bestellungen und ermitteln Zeitaufwand, Fehlerfolgen und erwarteten Nutzen. Eine mögliche Assistenz liest das PDF, gleicht Kunden- und Artikeldaten mit der Warenwirtschaft ab und legt einen prüfbaren Auftragsentwurf vor. Die Freigabe bleibt bei Ihnen.
Das Angebot geht raus, dann übernimmt das Tagesgeschäft. Ob jemand nach zehn Tagen nachfasst, hängt davon ab, wer gerade Zeit hat. Die Liste der offenen Angebote existiert, aber keiner schaut täglich hinein.
Ergebnis der Analyse: Gemeinsam legen wir fest, wann nachgefasst wird, welche Ausnahmen gelten und welcher Ton angemessen ist. Die Assistenz bereitet die fälligen Nachrichten vor. Ihr Team gibt sie frei oder verwirft sie.
Die Auftragsbestätigung kommt per Mail. Ob der Termin ins System übertragen wird, hängt davon ab, wer sie öffnet. Verschiebt der Lieferant, fällt das auf, wenn der Kunde anruft. Und weil niemand täglich Bestand und offene Aufträge abgleicht, wird nachbestellt, wenn das Regal schon leer ist.
Ergebnis der Analyse: Wir erfassen den Ablauf von der Bestellung bis zum Wareneingang und bewerten ihn anhand realer Fälle. Eine mögliche Assistenz liest Auftragsbestätigungen und Versandmeldungen, gleicht Termine mit offenen Aufträgen ab und weist frühzeitig auf Abweichungen hin. Bestellvorschläge werden Ihrem Team zur Freigabe vorgelegt.
Statusfragen, Lieferzeiten, Rückfragen zu Rechnungen: Für jede Antwort öffnet jemand die Warenwirtschaft, sucht den Vorgang und tippt dieselben drei Sätze wie gestern. Der Prozess steht in keinem Handbuch. Er steht im Kopf einer Person.
Wir untersuchen den Ablauf anhand tatsächlicher Nachrichten und schätzen den Aufwand einer möglichen Lösung ein. Eine Assistenz könnte Anfragen dem passenden Vorgang zuordnen und Antworten vorbereiten. Ihr Team prüft und genehmigt sie.
02Der Ablauf
Gemeinsam legen wir fest, welchen Bereich Ihres Unternehmens und welche zusammenhängenden Abläufe wir untersuchen. Das Paket umfasst zwei bis drei Tage Prozessaufnahme mit Ihrem Team sowie die Vorbereitung, Auswertung und Erstellung des Fahrplans. Den genauen Umfang und den Liefertermin vereinbaren wir vor Beginn.
In einem 30-minütigen Gespräch klären wir, was sich in den kommenden zwölf Monaten verbessern soll und welcher Engpass Sie derzeit am stärksten bremst.
Ihre eigene Einschätzung halten wir ausdrücklich fest. Sie ist der Ausgangspunkt der Untersuchung.
Wir nehmen uns zwei bis drei Tage Zeit, um mit Ihrem Team konkrete Vorgänge Schritt für Schritt durchzugehen – bei Ihnen vor Ort oder per Videokonferenz. Wir sprechen mit den Menschen, die die vereinbarten Abläufe täglich bearbeiten.
Reale Praxisfälle erfassen wir erst nach Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV).
Wir prüfen jeden Ablauf nach vier Kriterien: Sind die Eingangsdaten ausreichend strukturiert? Ist das gewünschte Ergebnis klar? Lassen sich die Regeln eindeutig beschreiben? Tritt der Vorgang häufig genug auf?
Wir halten fest, welche Entscheidungen bei Ihrem Team bleiben. Für jede Verbesserung prüfen wir passende Möglichkeiten: den Ablauf ändern, vorhandene Software besser nutzen, Systeme verbinden, Auswertungen erstellen oder KI einsetzen. Kostenschätzungen beruhen auf nachvollziehbaren Annahmen.
Was hilft kurzfristig, was erfordert mehr Vorarbeit und was lohnt sich erst später? Wir stimmen die Reihenfolge mit Ihnen ab. Wie schnell sich etwas umsetzen lässt, hängt unter anderem von den benötigten Daten, Systemzugängen und technischen Voraussetzungen ab.
Für den ersten Umsetzungsschritt beschreiben wir den Umfang, die Voraussetzungen und die Kriterien für die Abnahme. Dazu erhalten Sie eine Einschätzung von Aufwand und Kosten. Einen verbindlichen Umsetzungspreis können wir erst nennen, wenn die technischen Voraussetzungen ausreichend geklärt sind.
03Das Ergebnis
Sie erhalten eine schriftliche Entscheidungsgrundlage, die wir gemeinsam mit Ihnen durchgehen: Was sollte sich ändern, was bleibt bestehen und womit lohnt es sich anzufangen?
Dazu erhalten Sie die Gesprächsnotizen und ein ausführliches Faktenblatt für jeden untersuchten Ablauf.
Der Fahrplan dient zugleich als fachliche Grundlage für das erste Modul. Reale Fälle, Regeln und Abnahmekriterien sind bereits dokumentiert.
04Beispiel aus einem Umsetzungsangebot
Nicht jede Lücke erfordert neue Software. Der Umsetzungsfahrplan trennt klar, was Ihre bestehenden Systeme bereits leisten, was noch geprüft werden muss und wo ein eigenes Aurora-Modul sinnvoll ist.
Aufträge, Bestände, Lager und Einkauf bleiben in der Warenwirtschaft. E-Mail- und Servicefunktionen verbleiben im vorhandenen System, wenn sie dort zuverlässig abgedeckt sind. Aurora ersetzt keine funktionierende Kernsoftware.
Für jede offene Leistung halten wir Umfang, Zuständigkeit, Voraussetzungen, Termin und Abnahmekriterien fest. Erst wenn eine zugesagte Leistung nicht nachgewiesen oder nicht abgenommen werden kann, prüfen wir eine Ergänzung durch Aurora.
Ein mögliches Modul führt freigegebene Datenquellen zusammen, zeigt offene Angebote, Bestellungen und Aufgaben mit Alter und Zuständigkeit und bereitet den nächsten Schritt samt Beleg vor. Kritische Entscheidungen bleiben beim Menschen. Änderungen erfolgen ausschließlich über sichere Schnittstellen.
Technische Machbarkeit allein reicht nicht. Fehlen ein klarer Engpass, geeignete Daten, ein sicherer Zugriff oder ein nachvollziehbarer wirtschaftlicher Vorteil, wird das Vorhaben nicht in den Umsetzungsplan aufgenommen.
Anonymisierter Auszug aus einem tatsächlichen Umsetzungsangebot. Das Beispiel zeigt unsere Entscheidungslogik, nicht das Ergebnis eines Kundenprojekts.
05Das Fundament
Wenn eine eigene technische Lösung sinnvoll ist, können weitere Module dieselben Daten, Regeln und Schnittstellen nutzen. Ob und wie viel Aufwand sich dadurch sparen lässt, hängt vom jeweiligen Vorhaben ab.
Ihre Warenwirtschaft bleibt das führende System. Wir lesen freigegebene Daten und schreiben niemals direkt in die Datenbank. Informationen aus Postfächern, Ordnern und Arbeitsanweisungen werden nachvollziehbar zusammengeführt.
„Was Ihr ERP heute schon kann, bleibt im ERP.“
Wann wird nachgefasst? Welche Ausnahmen gelten? Welcher Kunde erhält welche Konditionen? Dieses Wissen wird dokumentiert, bleibt für Sie einsehbar und kann jederzeit angepasst werden.
„Wissen festhalten und im Arbeitsalltag nutzen.“
An den gemeinsam festgelegten Punkten kann Ihr Team freigeben, anpassen oder ablehnen. Jeder Schritt wird nachvollziehbar protokolliert. Wiederkehrende Korrekturen werden nach Ihrer Bestätigung als feste Regeln übernommen.
„Die Freigabe bleibt in Ihrem Haus.“
Bereits eingerichtete Schnittstellen können auch für weitere Abläufe genutzt werden, sofern sie dafür geeignet sind. So muss die Anbindung nicht jedes Mal neu aufgebaut werden.
„Einmal gebaut, immer wieder genutzt.“
Sie sehen jeden Vorschlag, jede Änderung und jede Entscheidung. So behält die Geschäftsführung den Überblick, ohne selbst jeden Vorgang bearbeiten zu müssen.
„Überblick behalten. Nur dort eingreifen, wo es nötig ist.“
Wenn Aurora Ihre Lösung auf eigener Infrastruktur, mit eigenen API-Zugängen oder einer eigenen Datenbank bereitstellt und betreibt, ist eine gesondert vereinbarte monatliche Betreuung erforderlich – unabhängig von der eingesetzten Plattform. Wir vereinbaren den Umfang des Betriebs, Support und Wartung sowie regelmäßige Tests und Qualitätsprüfungen. Auch Nutzungskosten und Supportzeiten werden vorab geklärt. Für einen Workshop oder eine Analyse allein fällt keine monatliche Betreuung an. Betreiben Sie die Lösung selbst, können Sie bei Bedarf gesonderte Unterstützung vereinbaren.
„Damit der Prozess dauerhaft zuverlässig arbeitet.“
06Rote Linien
Zahlungen, Aufträge, Bestellungen, Preise, Kulanz, die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, rechtlich relevante Fragen und alle weiteren von Ihnen festgelegten Grenzen. Die KI bereitet vor. Ihr Team entscheidet.
Klartext
07Ihr Einstieg
Sie können jedes Angebot einzeln beauftragen. Wir klären gemeinsam, welches zu Ihrem Anliegen passt. Eine spätere Umsetzung und der laufende Betrieb werden gesondert vereinbart. Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer.
Ein Tag für Ihr Unternehmen, mit bis zu acht Teilnehmenden. Per Videokonferenz oder bei Ihnen vor Ort.
Reisekosten nach Vereinbarung. Der Workshop ersetzt weder eine Schulung in einzelnen KI-Werkzeugen noch eine vollständige Prozessanalyse. Die technische Machbarkeit wird dabei nicht nachgewiesen.
Vorhaben besprechenSie wissen bereits, wo es hakt, und möchten einen klar abgegrenzten Prozess verbessern.
Das Modell verwendet Beispiel- oder entsprechend bereinigte Daten. Es ist kein produktiv angebundenes System und belegt noch keine technische Machbarkeit. Einen angebundenen Prototyp und die Umsetzung beauftragen Sie gesondert. Umfang und Liefertermin werden vorab vereinbart.
Vorhaben besprechenSie möchten einen Bereich Ihres Unternehmens mit mehreren zusammenhängenden Abläufen untersuchen lassen.
Im Preis enthalten: zwei bis drei Tage mit Ihrem Team sowie Vorbereitung, Auswertung und Erstellung des Fahrplans. Umfang und Liefertermin vereinbaren wir vorab. Reisekosten nach Vereinbarung.
Vorhaben besprechenVor der Beauftragung klären wir die benötigten Daten, Systemzugänge und technischen Voraussetzungen. Danach vereinbaren wir den Leistungsumfang, die Regeln, die Abnahmekriterien und den Liefertermin. Ein angebundener Prototyp wird bei Bedarf gesondert beauftragt.
Angebote nachfassen, Liefertermine überwachen oder Belege zuordnen: Für weitere Verbesserungen prüfen wir, welche vorhandenen Daten, Regeln und Schnittstellen sich wiederverwenden lassen.
Wenn Aurora Ihre Lösung auf eigener Infrastruktur, mit eigenen API-Zugängen oder einer eigenen Datenbank bereitstellt und betreibt, ist eine gesondert vereinbarte monatliche Betreuung erforderlich – unabhängig von der eingesetzten Plattform. Wir vereinbaren den Umfang des Betriebs, Support und Wartung sowie regelmäßige Tests und Qualitätsprüfungen. Auch Nutzungskosten und Supportzeiten werden vorab geklärt. Für einen Workshop oder eine Analyse allein fällt keine monatliche Betreuung an. Betreiben Sie die Lösung selbst, können Sie bei Bedarf gesonderte Unterstützung vereinbaren.
Für Unternehmen, die ihre KI-Vorhaben dauerhaft steuern lassen möchten: ein fester Tag pro Woche für Analyse, Priorisierung, Umsetzung und Betrieb. Sie erhalten eine verantwortliche Ansprechperson, ohne eine eigene Stelle besetzen zu müssen.
Beispielansicht: Dashboard mit Beispieldaten · ohne Verbindung zu Kundensystemen
Interaktiver Lösungsentwurf
Wählen Sie einen Beispielfall aus und prüfen Sie die hinterlegte Quelle und Regel. Sie können den vorgeschlagenen Text bearbeiten. Erst wenn Sie ihn freigeben, wird die Ausführung als Beispiel dargestellt.
Wenn Sie einen Vorschlag bearbeiten, entsteht daraus noch keine neue Regel. Eine solche Regel müsste gesondert bestätigt werden, zum Beispiel: Erst nachfassen, wenn der Liefertermin geprüft wurde.
08Beispielmodul
Das Beispiel zeigt mit erfundenen Daten, wie eine Prüfung und Freigabe aussehen könnte. Es ist mit keinem Kundensystem verbunden und weist keine technische Machbarkeit nach.
Die Assistenz liest eine Bestellung aus einer E-Mail oder PDF-Datei, gleicht Kunden-, Artikel- und Preisdaten mit Ihrer Warenwirtschaft ab und legt den Auftrag als prüfbaren Vorschlag an. Unklare Positionen werden markiert. Ein Mitarbeiter gibt den Vorschlag frei, ändert ihn oder lehnt ihn ab. Erst danach wird der Auftrag über die vorgesehene Schnittstelle Ihres ERP-Systems angelegt.
Beispielansicht mit Beispieldaten
Auftragsentwurf: 3 Positionen · 1.847,20 € – Position 2 mit Rückfrage markiert, Quelle je Zeile.
Das Beispiel verwendet erfundene Daten. Es ist kein produktives System und kein Nachweis technischer Machbarkeit. Neue Regeln erfordern eine gesonderte Bestätigung.
09Datenschutz
Ihre Kundendaten gehören zu den wertvollsten Informationen Ihres Unternehmens. Deshalb legen wir offen, wo sie verarbeitet werden und welche Schutzmaßnahmen gelten.
10FAQ
11Ihr nächster Schritt
Sie schildern uns kurz, wo es in Ihrem Arbeitsalltag hakt und was Sie verbessern möchten. Gemeinsam klären wir, ob ein Workshop, eine Prozessanalyse oder eine andere Form der Unterstützung zu Ihrem Anliegen passt. Das Gespräch ist unverbindlich.