KI-Prozessanalyse für Warenwirtschaft und Büro · Inhabergeführte Unternehmen im Mittelstand · Festpreis
Wir untersuchen Ihre tatsächlichen Abläufe anhand realer Vorgänge. Für 4.900 € erhalten Sie einen belastbaren Umsetzungsfahrplan mit klaren Prioritäten und Festpreisen je Modul. Bevor wir ihn vorstellen, stimmen wir die Prozessaufnahme mit Ihnen und Ihrem Team ab.
Keine Verkaufspräsentation, sondern fundierte Prozessarbeit. Grundlage sind mehr als 25 Jahre Erfahrung mit ERP- und CRM-Einführungen im Mittelstand.
01Das Problem
Viele Inhaber sehen zuerst das Symptom: Bestellungen werden aus E-Mails abgetippt, Angebote nicht nachgefasst oder Liefertermine zu spät bemerkt. Die Ursache liegt häufig einige Schritte davor – in einem Ablauf, der nie eindeutig festgelegt wurde.
Eine weitere Einzellösung behebt diesen Bruch nicht. Unsere Analyse zeigt, wo der Engpass entsteht, welche Arbeit sich sinnvoll vorbereiten lässt und an welchen Stellen Ihr Team weiterhin entscheidet.
Kunde, Positionen, Preise und Liefertermin stehen in der E-Mail, aber noch nicht im System. Erst wenn jemand alles überträgt, prüft und den Auftrag anlegt, kann die Bearbeitung beginnen. Fehler fallen oft erst beim Versand auf.
Ergebnis der Analyse: Wir bewerten den Ablauf anhand Ihrer tatsächlichen Bestellungen und ermitteln Zeitaufwand, Fehlerfolgen und erwarteten Nutzen. Eine mögliche Assistenz liest das PDF, gleicht Kunden- und Artikeldaten mit der Warenwirtschaft ab und legt einen prüfbaren Auftragsentwurf vor. Die Freigabe bleibt bei Ihnen.
Das Angebot geht raus, dann übernimmt das Tagesgeschäft. Ob jemand nach zehn Tagen nachfasst, hängt davon ab, wer gerade Zeit hat. Die Liste der offenen Angebote existiert, aber keiner schaut täglich hinein.
Ergebnis der Analyse: Gemeinsam legen wir fest, wann nachgefasst wird, welche Ausnahmen gelten und welcher Ton angemessen ist. Die Assistenz bereitet die fälligen Nachrichten vor. Ihr Team gibt sie frei oder verwirft sie.
Die Auftragsbestätigung kommt per Mail. Ob der Termin ins System übertragen wird, hängt davon ab, wer sie öffnet. Verschiebt der Lieferant, fällt das auf, wenn der Kunde anruft. Und weil niemand täglich Bestand und offene Aufträge abgleicht, wird nachbestellt, wenn das Regal schon leer ist.
Ergebnis der Analyse: Wir erfassen den Ablauf von der Bestellung bis zum Wareneingang und bewerten ihn anhand realer Fälle. Eine mögliche Assistenz liest Auftragsbestätigungen und Versandmeldungen, gleicht Termine mit offenen Aufträgen ab und weist frühzeitig auf Abweichungen hin. Bestellvorschläge werden Ihrem Team zur Freigabe vorgelegt.
Statusfragen, Lieferzeiten, Rückfragen zu Rechnungen: Für jede Antwort öffnet jemand die Warenwirtschaft, sucht den Vorgang und tippt dieselben drei Sätze wie gestern. Der Prozess steht in keinem Handbuch. Er steht im Kopf einer Person.
Ergebnis der Analyse: Wir erfassen den Ablauf, prüfen ihn anhand echter Nachrichten und beziffern die Umsetzung. Eine mögliche Assistenz ordnet die Anfrage dem richtigen Vorgang zu und bereitet eine Antwort vor. Ein Mitarbeiter prüft und genehmigt sie.
02Der Ablauf
Wir arbeiten mit tatsächlichen Vorgängen statt mit allgemeinen Annahmen. So entsteht innerhalb von zwei Wochen eine belastbare Entscheidungsgrundlage.
In einem 30-minütigen Gespräch klären wir, was sich in den kommenden zwölf Monaten verbessern soll und welcher Engpass Sie derzeit am stärksten bremst.
Ihre eigene Einschätzung halten wir ausdrücklich fest. Sie ist der Ausgangspunkt der Untersuchung.
Ein bis zwei Tage bei Ihnen vor Ort oder per Videokonferenz. Wir sprechen mit den Menschen, die den Ablauf täglich bearbeiten, und gehen konkrete Vorgänge Schritt für Schritt durch.
Reale Praxisfälle erfassen wir erst nach Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV).
Wir prüfen jeden Ablauf nach vier Kriterien: Sind die Eingangsdaten ausreichend strukturiert? Ist das gewünschte Ergebnis klar? Lassen sich die Regeln eindeutig beschreiben? Tritt der Vorgang häufig genug auf?
Wir halten fest, welche Entscheidungen beim Menschen bleiben und welchen Aufwand der jeweilige Ablauf heute verursacht.
Wir priorisieren zunächst Vorhaben, die sich sicher und innerhalb von zwei bis drei Wochen umsetzen lassen. Größere Vorhaben folgen erst danach. Die Reihenfolge stimmen wir vor der Ausarbeitung mit Ihnen ab.
Sie erhalten einen gemeinsam abgestimmten Plan mit Festpreisen je Modul und den Kosten für den laufenden Betrieb.
03Das Ergebnis
Sie erhalten ein kompaktes Dokument, das wir Ihnen persönlich vorstellen. Es zeigt, welche Vorhaben sinnvoll sind, was sie kosten und womit Sie beginnen sollten.
Dazu erhalten Sie die Gesprächsnotizen und ein ausführliches Faktenblatt für jeden untersuchten Ablauf.
Der Fahrplan dient zugleich als fachliche Grundlage für das erste Modul. Reale Fälle, Regeln und Abnahmekriterien sind bereits dokumentiert.
04Beispiel aus einem Umsetzungsangebot
Nicht jede Lücke erfordert neue Software. Der Umsetzungsfahrplan trennt klar, was Ihre bestehenden Systeme bereits leisten, was noch geprüft werden muss und wo ein eigenes Aurora-Modul sinnvoll ist.
Aufträge, Bestände, Lager und Einkauf bleiben in der Warenwirtschaft. E-Mail- und Servicefunktionen verbleiben im vorhandenen System, wenn sie dort zuverlässig abgedeckt sind. Aurora ersetzt keine funktionierende Kernsoftware.
Für jede offene Leistung halten wir Umfang, Zuständigkeit, Voraussetzungen, Termin und Abnahmekriterien fest. Erst wenn eine zugesagte Leistung nicht nachgewiesen oder nicht abgenommen werden kann, prüfen wir eine Ergänzung durch Aurora.
Ein mögliches Modul führt freigegebene Datenquellen zusammen, zeigt offene Angebote, Bestellungen und Aufgaben mit Alter und Zuständigkeit und bereitet den nächsten Schritt samt Beleg vor. Kritische Entscheidungen bleiben beim Menschen. Änderungen erfolgen ausschließlich über sichere Schnittstellen.
Technische Machbarkeit allein reicht nicht. Fehlen ein klarer Engpass, geeignete Daten, ein sicherer Zugriff oder ein nachvollziehbarer wirtschaftlicher Vorteil, wird das Vorhaben nicht in den Umsetzungsplan aufgenommen.
Anonymisierter Auszug aus einem tatsächlichen Umsetzungsangebot. Das Beispiel zeigt unsere Entscheidungslogik, nicht das Ergebnis eines Kundenprojekts.
05Das Fundament
Jedes Modul nutzt dieselbe technische Grundlage und erweitert sie gezielt. Dadurch sinkt der Aufwand für jede weitere Umsetzung.
Ihre Warenwirtschaft bleibt das führende System. Wir lesen freigegebene Daten und schreiben niemals direkt in die Datenbank. Informationen aus Postfächern, Ordnern und Arbeitsanweisungen werden nachvollziehbar zusammengeführt.
„Was Ihr ERP heute schon kann, bleibt im ERP.“
Wann wird nachgefasst? Welche Ausnahmen gelten? Welcher Kunde erhält welche Konditionen? Dieses Wissen wird dokumentiert, bleibt für Sie einsehbar und kann jederzeit angepasst werden.
„Aus Kopfwissen wird Hauswissen.“
An den gemeinsam festgelegten Punkten kann Ihr Team freigeben, anpassen oder ablehnen. Jeder Schritt wird nachvollziehbar protokolliert. Wiederkehrende Korrekturen werden nach Ihrer Bestätigung als feste Regeln übernommen.
„Die Freigabe bleibt in Ihrem Haus.“
Die beim ersten Modul eingerichteten Verbindungen können für weitere Module genutzt werden. Das verkürzt die Umsetzung und senkt den Aufwand.
„Einmal gebaut, immer wieder genutzt.“
Sie sehen jeden Vorschlag, jede Änderung und jede Entscheidung. So behält die Geschäftsführung den Überblick, ohne selbst jeden Vorgang bearbeiten zu müssen.
„Überblick behalten. Nur dort eingreifen, wo es nötig ist.“
Der laufende Betrieb ist Bestandteil jeder Umsetzung und wird monatlich je aktivem Modul vergütet. Er umfasst die betreute EU-Infrastruktur, Datensicherung, technische Überwachung, Unterstützung bei Störungen, regelmäßige Qualitätsprüfungen, die Pflege der Regeln, Modellaktualisierungen, einen Anpassungstag pro Monat und ein vierteljährliches Abstimmungsgespräch.
„Damit der Prozess dauerhaft zuverlässig arbeitet.“
06Rote Linien
Zahlungen, Aufträge, Bestellungen, Preise, Kulanz, die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten, rechtlich relevante Fragen und alle weiteren von Ihnen festgelegten Grenzen. Die KI bereitet vor. Ihr Team entscheidet.
Klartext
07Der Weg
Sie entscheiden nach jedem Schritt neu. Es gibt keine Verpflichtung, weitere Module zu beauftragen.
Zwei Wochen, ein Umsetzungsfahrplan, ein Festpreis. Reisekosten separat.
Analyse anfragenDas erste Modul läuft innerhalb von zwei bis drei Wochen. Die Regeln und der Abnahmeumfang stehen bereits im Fahrplan.
Angebote nachfassen, Liefertermine überwachen oder Belege zuordnen: Der nächste priorisierte Prozess nutzt dasselbe Fundament.
Teil jeder Umsetzung. Wir halten die Prozesse am Laufen, während sich Daten, Werkzeuge, Regeln und Modelle verändern.
Für Unternehmen, die ihre KI-Vorhaben dauerhaft steuern lassen möchten: ein fester Tag pro Woche für Analyse, Priorisierung, Umsetzung und Betrieb. Sie erhalten eine verantwortliche Ansprechperson, ohne eine eigene Stelle besetzen zu müssen.
Eine Umsetzung kann über die L-Bank Digitalisierungsprämie Plus förderfähig sein.
08Beispielmodul
Das Beispiel zeigt den Ablauf: lesen, prüfen, belegen, vorschlagen, freigeben und protokollieren. Die genauen Regeln und der Festpreis für Ihren Prozess werden im Umsetzungsfahrplan festgelegt.
Die Assistenz liest eine Bestellung aus einer E-Mail oder PDF-Datei, gleicht Kunden-, Artikel- und Preisdaten mit Ihrer Warenwirtschaft ab und legt den Auftrag als prüfbaren Vorschlag an. Unklare Positionen werden markiert. Ein Mitarbeiter gibt den Vorschlag frei, ändert ihn oder lehnt ihn ab. Erst danach wird der Auftrag über die vorgesehene Schnittstelle Ihres ERP-Systems angelegt.
Auftragsentwurf: 3 Positionen · 1.847,20 € – Position 2 mit Rückfrage markiert, Quelle je Zeile.
Interaktives Beispiel mit fiktiven Daten. Die Ausgestaltung für Ihr Unternehmen entsteht erst in der Prozessanalyse.
09Datenschutz
Ihre Kundendaten gehören zu den wertvollsten Informationen Ihres Unternehmens. Deshalb legen wir offen, wo sie verarbeitet werden und welche Schutzmaßnahmen gelten.
10FAQ
11Analyse anfragen
Sie schildern, wie Bestellungen, Angebote und Anfragen heute bearbeitet werden. Wir sagen Ihnen offen, ob die Prozessanalyse für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Ohne Präsentation und ohne Verpflichtung.